2023 Pengarang: Susan Creighton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-05-24 11:14
Menanggapi email adalah kebutuhan di dunia bisnis, tetapi meluangkan waktu untuk mengetik jawaban yang sopan dan sopan untuk masing-masing dapat memakan sebagian besar hari Anda. Google telah menambahkan fitur Balas Cerdas ke Kotak Masuk oleh Gmail dan Google Allo yang memungkinkan pengirim email untuk memilih tanggapan yang dibuat secara otomatis dan disarankan untuk mereka berdasarkan pada teks email.
Meskipun ada waktu dan tempat untuk ini, respons cepat dan kasual terhadap email profesional bisa lebih berbahaya daripada kebaikan, menurut Sharon Schweitzer, pendiri Protocol & Etiquette Worldwide. Respons otomatis dapat mengurangi koneksi antara pengirim dan penerima, dan membuat email yang lebih umum daripada kustom dapat menyebabkan komunikasi yang salah.
Jodi RR Smith, pemilik bisnis konsultan etiket Mannersmith, dan Schweitzer membagikan saran mereka untuk menjaga agar email tetap layak dan profesional, termasuk beberapa dos dan larangan utama, dan kapan harus menggunakan opsi CC dan BCC.
Dos
Apakah: Gunakan salam yang tepat
Membuka email dengan "hai" atau "hai" mungkin baik untuk kolega yang Anda kenal, tetapi untuk kontak baru, Schweitzer menyarankan memulai email Anda dengan salam hormat yang sopan, seperti "selamat pagi, " "selamat siang, " " selamat malam "atau" halo."
"'Selamat siang' atau 'salam' adalah frasa lain yang sering digunakan di arena internasional, " tambahnya.
Do: Proofread
Sebelum Anda mengirim, pastikan untuk mengoreksi dan mengedit email Anda dengan hati-hati. Anda harus mencari kesalahan ejaan, homonim, tata bahasa, dan tanda baca, kata Smith. Kesalahan email yang ceroboh hanya akan membuat Anda terlihat buruk bagi penerima Anda.
"Kesalahan ini terlihat tidak profesional dan mengurangi kemungkinan bahwa email akan dianggap serius, " tambah Schweitzer. "Perangkat lunak email dilengkapi dengan banyak alat profesional seperti Periksa Ejaan. Gunakan mereka."
Apakah: Tetap singkat
Itu selalu terbaik untuk menjaga email Anda pendek dan manis. Email tidak dimaksudkan sesingkat pesan teks, kata Smith, tetapi dimaksudkan sebagai bentuk komunikasi yang cepat. Jika email Anda terlalu bertele-tele, cobalah mengeditnya untuk membuatnya lebih ringkas.
"Penerima hanya akan membaca baris pertama atau dua sebelum memutuskan apakah akan menyimpan atau menghapus [email], " kata Smith. "Pastikan kamu mengatakan apa yang perlu kamu katakan dengan cukup."
Lakukan: Tetap Tenang
Jangan pernah mengirim email apa pun saat Anda marah atau emosional, saran Smith. Sebaliknya, cobalah untuk tenang dan kemudian berbicara dengan orang yang Anda butuhkan untuk bertatap muka atau melalui telepon jika pertemuan pribadi tidak mungkin dilakukan. Melakukan hal itu dapat membantu Anda menghindari pertengkaran yang tidak perlu, kata Smith.
Larangan
Jangan: Gunakan kata kunci
Akronim dan kata kunci dapat membingungkan penerima dan membuat Anda terlihat tidak profesional, kata Smith. Tetap menulis kata-kata penuh dan menggunakan istilah awam untuk menyampaikan maksud Anda, meskipun pengecualian dapat dibuat tergantung pada siapa Anda mengirim email. Sebagai contoh, akronim mungkin dapat diterima di email internal sesekali, tetapi setiap email yang Anda kirim - terutama untuk klien - harus ditulis dalam bahasa yang mudah dimengerti, kata Smith.
Jangan: Jatuhkan siapa pun
Email dapat dibagikan dengan cepat dan mudah, dan ada konsekuensi untuk meremehkan orang lain dalam komunikasi digital yang langgeng. Hindari mempermalukan diri sendiri - atau lebih buruk lagi, kehilangan pekerjaan - dengan memastikan Anda tidak menjengkelkan kolega atau mitra bisnis.
"Kamu tidak pernah ingin mengatakan hal buruk tentang seseorang di email, " kata Smith. "Terlalu mudah untuk diteruskan dan akhirnya dibaca oleh seseorang yang bukan ditujukan untuknya."
Jangan: Beri tanda baca dengan buruk
Saat Anda menulis email profesional, pertahankan tanda seru seminimal mungkin. Satu tanda seru terlalu banyak, kata Smith. Pertahankan tanda baca Anda secara profesional, dan kecuali Anda bersahabat dengan penerima yang dituju, Smith mengatakan Anda harus menghindari penggunaan emotikon dalam email juga.
"Ikon kecil yang berkedip itu untuk pesan teks, " kata Schweitzer. "Mereka tidak pantas dan tidak profesional dalam email bisnis. Emoticon dapat mengalihkan email ke filter spam atau kotak surat sampah."
Jangan: Lupakan pembicaraan lebih dekat
Akhiri email Anda dengan penutup seperti "terbaik, " "salam hangat, " "tulus, " "terima kasih, " atau frasa lain yang sesuai.
"Dengan memberi tahu penerima bahwa respons tidak diperlukan, siklus email tidak berlanjut selamanya, " kata Schweitzer.
Pilihan lain yang lebih dekat termasuk "tidak perlu dibalas, " "terima kasih lagi, " "sampai jumpa di pertemuan" dan "tolong beri tahu saya jika saya dapat bantuan lebih lanjut."
Cara CC dan BCC dengan benar
Alat carbon copy (CC) dan blind carbon copy (BCC) rumit. Terkadang mereka berguna, tetapi jika digunakan secara tidak tepat, mereka bisa bermasalah.
Saat Anda menggunakan fitur CC, Smith berkata bahwa perlu diingat bahwa lebih sedikit lebih banyak. Anda juga perlu memikirkan tentang apa yang Anda kirim dan seberapa penting bagi orang lain.
"Benar-benar mempertimbangkan siapa yang perlu terlibat dalam komunikasi ini, " kata Smith. "Apakah mereka membutuhkan informasi ini, atau ada sesuatu yang bisa mereka tambahkan ke dalam percakapan?"
Schweitzer menambahkan bahwa kadang-kadang orang sangat bangga dengan produk pekerjaan mereka sehingga mereka menambahkan selusin penerima di jalur CC dan kemudian menikmati sorotan cahaya setelah semua orang berkomentar tentang seberapa banyak atau seberapa baik yang mereka lakukan. Ini dapat diartikan sebagai pembual yang apik, seruan untuk perhatian atau mementingkan diri sendiri, jadi simpan CCs hanya untuk mereka yang perlu tahu.
Fitur BCC memungkinkan Anda untuk menambahkan seseorang ke percakapan email tanpa diketahui orang lain, sehingga bisa sedikit lebih sulit untuk menentukan kapan atau apakah itu benar untuk menggunakannya. Smith mengatakan bahwa ada saat-saat ketika BCC-ing orang lain adalah ide yang baik.
- Jika Anda merencanakan sesuatu tetapi tidak semua orang dalam percakapan saling mengenal satu sama lain, menggunakan BCC membuat email semua orang tetap pribadi sampai mereka siap untuk membaginya dengan grup.
- Jika Anda telah diminta untuk menyelesaikan tugas, ketika Anda memasukkan pemohon melalui BCC, itu membuat orang itu tahu bahwa tugas tersebut sedang berlangsung.
- Jika Anda berkorespondensi dengan klien yang tidak puas, bos BCC Anda akan memastikan bahwa dia tidak akan terkejut, seandainya klien menelepon.
Smith mengatakan sebaiknya meninggalkan mereka yang tidak termasuk dalam kategori "perlu tahu" dari email dan mengurangi kekacauan di kotak masuk mereka. Dan jika Anda tidak yakin, Smith mengatakan pendekatan terbaik yang harus diambil adalah bertanya kepada orang yang Anda inginkan untuk CC atau BCC jika mereka ingin dimasukkan.
Untuk kiat etiket bisnis lainnya, kunjungi panduan Bisnis Berita Harian ini.
