Produktivitas dan efisiensi kantor telah meningkat selama bertahun-tahun seiring dengan kemajuan teknologi. Alih-alih perlu memiliki printer dan mesin fotokopi untuk menyelesaikan pekerjaan, Anda hanya menemukan diri Anda kombinasi yang solid dari keduanya, dengan penambahan fitur lainnya.
Printer multifungsi (MFP) menggabungkan printer dan mesin fotokopi berwarna untuk menyederhanakan tempat kerja. Bersamaan dengan pencetakan dan penyalinan, mesin ini dapat mengirim faks dan memindai ke lokasi seperti email, USB, dan layanan berbasis cloud. Model yang lebih maju dapat dikustomisasi dengan opsi finishing seperti stapel, pelubang kertas, dan penyortiran. MFP ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan pencetakan bisnis sambil memotong biaya pasokan dan meningkatkan alur kerja. Mereka dapat dibeli atau disewa, dan berbagai aksesori tersedia untuk sebagian besar model.
Menemukan mesin fotokopi yang tepat untuk bisnis Anda bisa sangat melelahkan. Untuk mengurangi stres, kami telah membuat panduan ini untuk memecah informasi yang harus Anda ketahui sebelum memilih MFP. Kami telah menguraikan berbagai MFP dan fitur utama yang harus dicari.
Untuk melihat pilihan dan ulasan terbaik kami untuk mesin fotokopi bisnis kecil, kunjungi situs saudara kami business.com.
Jenis mesin fotokopi
Hal pertama yang Anda ingin pertimbangkan adalah apakah Anda ingin mesin Anda mencetak hanya dalam monokrom atau dapat mencetak dalam warna. Hal lain yang perlu dipikirkan adalah ukuran ruang kantor Anda - Anda akan ingin menemukan mesin fotokopi yang cocok tanpa mengambil terlalu banyak ruang kerja. Setelah membuat keputusan, Anda dapat mulai mempertimbangkan konfigurasi yang Anda inginkan. Ini akan tergantung pada preferensi dan anggaran Anda.
Catatan editor: Jika Anda mencari informasi untuk membantu Anda memilih mesin fotokopi digital yang tepat untuk Anda, isi kuesioner di bawah ini agar mitra vendor kami memberi Anda informasi dari vendor secara gratis:
widget buyerzone
Monokrom dan MFP warna
Ada perbedaan dalam biaya printer monokrom dan printer warna. Printer monokrom biasanya lebih murah karena menggunakan kartrid. Mereka hanya menggunakan satu kartrid hitam, sedangkan printer warna memerlukan empat kartrid terpisah: hitam, cyan, kuning, dan magenta. Biaya persediaan akan lebih rendah jika Anda hanya perlu membeli satu kartrid sekaligus daripada empat. Pertimbangkan juga dampaknya pada merek dan pelanggan Anda, meskipun gambar berwarna cenderung menarik perhatian lebih cepat daripada gambar monokrom.
Rumah vs kantor SMB
Mesin fotokopi yang dirancang untuk kantor rumahan biasanya berukuran desktop untuk menghemat ruang. Desain seperti ini berlaku mulai dari $ 50, tetapi kami sarankan untuk mengeluarkan $ 300 hingga $ 700 untuk memastikan Anda mendapatkan model terbaik untuk bisnis Anda. Mesin fotokopi desktop dengan harga lebih rendah dimaksudkan untuk penggunaan pribadi dan tidak akan memenuhi kebutuhan sebagian besar pemilik usaha kecil.
Mesin fotokopi kantor sering berdiri bebas atau dirancang untuk mengambil meja besar dan dibangun untuk memenuhi kebutuhan kantor multi-orang. Mesin fotokopi seperti ini biasanya dapat jaringan dan mencakup berbagai kemampuan pencetakan, pemindaian dan faks. Anda bahkan dapat menggunakan berbagai jenis dan ukuran kertas dengan model yang lebih canggih. Printer kantor mulai sekitar $ 1.200, tetapi model kelas atas dapat menghabiskan Anda $ 5.000 atau lebih.
Produksi
Jika bisnis Anda membutuhkan pencetakan volume tinggi, grafik tingkat profesional dan opsi penyelesaian lanjutan, Anda mungkin memerlukan printer produksi. Printer produksi menawarkan resolusi tinggi, mulai dari 2400 x 1200 titik per inci (dpi) untuk salinan warna hingga 9600 x 600 dpi yang diinterpolasi dengan kedalaman warna 8-bit untuk cetakan hitam-putih. Printer produksi sangat bervariasi dalam biaya tergantung pada fitur-fitur tertentu, tetapi mereka biasanya mulai sekitar $ 7.000 untuk model entry-level dan jauh di atas $ 25.000 untuk model khusus.
Fitur yang perlu dipertimbangkan
Sebelum membuat keputusan, ada baiknya membandingkan model dengan melihat fitur utama mereka. Ini akan membantu Anda menentukan fitur mana yang Anda butuhkan dan menemukan aksesori dan perangkat lunak yang tersedia.
Kecepatan cetak
Kecepatan cetak adalah salah satu spesifikasi paling penting untuk dilihat ketika Anda memilih mesin fotokopi. Kecepatan cetak sering tercantum pada lembar spesifikasi sebagai "ppm" untuk halaman per menit. Anda akan ingin menemukan printer dengan kecepatan yang cukup untuk menjaga alur kerja Anda berjalan dengan lancar. Jika Anda tidak mencetak dalam volume tinggi, kecepatan yang lebih rendah akan baik untuk bisnis Anda. Kami merekomendasikan minimum 25 hingga 30 ppm untuk usaha mikro dan minimum 45 hingga 50 ppm untuk UKM dengan kebutuhan pencetakan rata-rata.
Kapasitas kertas
Anda akan menemukan kapasitas kertas (sering terdaftar sebagai "baki" atau "kaset") pada printer pada lembar spesifikasi serta ukuran kertas yang dapat dicetak. Kami merekomendasikan menemukan mesin fotokopi A3 atau A4 untuk SMB. Mesin A3 dapat menggunakan kertas hingga 11, 7 x 16, 5 inci, dan mesin A4 dapat menggunakan kertas hingga 8, 3 x 11, 7 inci. Mesin yang paling umum adalah salah satu dari dua jenis ini. Pilihan terbaik tergantung pada jenis dan ukuran kertas yang paling sering Anda gunakan.
Memindai
Hampir semua printer kantor memiliki pemindai bawaan, tetapi tidak setiap mesin memiliki kemampuan pengumpan dokumen otomatis atau pemindaian dupleks. Pengumpan dokumen adalah suatu keharusan jika Anda berencana memindai sejumlah besar dokumen. Fitur dupleks memungkinkan pemindaian dua sisi. Anda juga mungkin ingin memeriksa resolusi optik pemindai mesin fotokopi jika Anda bermaksud memindai gambar serta dokumen Word. Untuk pemindaian dokumen dasar, 600 piksel cukup baik, tetapi untuk grafis, Anda harus setidaknya 4800 piksel.
Grafik
Printer produksi memiliki spesifikasi grafis yang sangat berbeda dari printer kantor. Pada printer produksi, resolusi 2400 x 2400 dpi adalah standar, dan manajemen warna sangat penting. Printer kantor yang terutama digunakan untuk dokumen kata memiliki resolusi yang jauh lebih rendah. Jika Anda tidak yakin level grafis apa yang Anda butuhkan, hubungi perwakilan dari merek fotokopi yang Anda pertimbangkan dan diskusikan untuk apa Anda akan menggunakan printer; mereka harus dapat merekomendasikan model yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.
Inkjet vs. laser
Apakah Anda harus membeli printer inkjet atau printer laser, sekali lagi, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Printer inkjet adalah pilihan terbaik dan paling ekonomis untuk bisnis yang tidak memiliki volume pekerjaan pencetakan yang tinggi atau hanya mencetak beberapa halaman sekaligus. Ini juga solusi terbaik bagi perusahaan yang membutuhkan pencetakan berwarna dan gambar berkualitas tinggi, seperti perusahaan media, pemasar, dan perusahaan real estat. Bisnis yang tidak memiliki banyak ruang juga mungkin lebih suka printer inkjet, karena mereka lebih kecil dan lebih portabel daripada printer laser.
Jika Anda memiliki pekerjaan cetak besar yang sebagian besar berupa teks hitam dengan grafik minimal, Anda akan mendapatkan hasil maksimal dengan uang Anda dengan printer laser. Printer laser menawarkan kenyamanan pencetakan volume tinggi dengan kecepatan cepat - bahkan printer laser kelas bawah dapat mencetak hingga 20 ppm - sehingga tidak ada yang membuang waktu menunggu dokumen untuk dicetak. Anda juga akan mendapatkan output yang layak dengan teks yang tajam dan garis yang lebih halus, tetapi kualitas gambar akan kurang dari bintang.
Meskipun printer laser umumnya memiliki titik harga yang lebih tinggi, itu akan menghemat uang Anda dalam jangka panjang. Anda tidak perlu membeli dan mengganti toner sesering yang Anda inginkan dengan kartrid tinta, dan Anda melihat biaya sekitar 6 hingga 8 sen per halaman (termasuk cetak warna) dibandingkan dengan sekitar 10 hingga 20 sen per halaman untuk inkjet printer.
Tinta dan toner
Hal pertama yang perlu diketahui adalah apakah mesin Anda adalah laser atau inkjet. Printer laser menggunakan toner bubuk, sedangkan printer inkjet menggunakan tinta cair. Dianjurkan untuk mempertimbangkan berapa banyak toner atau tinta akan dikenakan biaya selama umur operasional mesin fotokopi yang Anda beli atau sewa. Anda biasanya dapat menemukan biaya di situs web perusahaan atau lembar spesifikasi di bawah "Persediaan" atau "Aksesori." Untuk mendapatkan penawaran harga yang tepat, Anda dapat menghubungi perwakilan penjualan. Anda akan ingin mengetahui berapa banyak halaman yang dapat Anda harapkan untuk keluar dari setiap kartrid atau batch dan berapa banyak biaya penggantian. Anda juga dapat mempertimbangkan isi ulang tinta pihak ketiga sebagai pilihan, tetapi pastikan tinta mereka kompatibel terlebih dahulu; beberapa printer hanya bekerja dengan toner milik merek mereka.
Ingatan
Sebagian besar mesin fotokopi digital memiliki beberapa jenis memori internal yang memungkinkan mereka menyimpan sejumlah besar dokumen dan pemindaian. Drive internal serupa dengan hard drive komputer lainnya. Lembar spesifikasi dapat mencatat RAM, HDD, SSD, atau penyimpanan memori standar untuk setiap model. Tergantung pada ukuran mesin, RAM dapat berkisar dari 256MB hingga 2GB, dan ruang penyimpanan bisa 1GB hingga 1TB. Kami merekomendasikan kapasitas memori yang lebih tinggi jika bisnis Anda memproses volume gambar yang tinggi atau pekerjaan pencetakan. Semakin banyak memori yang dimilikinya, semakin cepat mesin dapat memproses pekerjaan.
Membeli vs leasing
Sebagian besar perusahaan yang kami pertimbangkan menawarkan pembelian mesin fotokopi serta opsi leasing. Ini adalah pertanyaan besar bagi pemilik bisnis - dan pertanyaan yang tidak cepat dijawab. Kedua metode ini datang dengan segala macam pro dan kontra, termasuk insentif pajak, masalah pemeliharaan, depresiasi dan biaya. Jika Anda tidak yakin apakah penyewaan atau pembelian tepat untuk bisnis Anda, lihat panduan pembelian vs. sewa kami.
Perjanjian pemeliharaan dan layanan
Perjanjian layanan fotokopi digital rata-rata mencakup toner, drum, dan semua bagian, perawatan dan perbaikan. Ini dirancang untuk membebaskan admin kantor dan karyawan dari kekhawatiran tentang kadar toner dan kinerja jangka panjang mesin. Rol, pisau pembersih, dan bagian lain yang pecah atau aus seiring waktu biasanya tertutup. Sayangnya, "suku cadang" memiliki definisi unik untuk setiap dealer, jadi Anda harus memastikan Anda memiliki daftar suku cadang lengkap yang dicakup sebelum Anda membeli. Perjanjian pemeliharaan dan layanan biasanya dapat ditemukan di halaman produk dan brosur, tetapi Anda juga dapat mendiskusikan persyaratan ini dengan perwakilan.
Perusahaan mesin fotokopi terkemuka
Menetap mesin fotokopi bisa seperti berbelanja mobil. Mungkin perlu waktu untuk menemukan yang paling sesuai dengan bisnis Anda, tetapi penting untuk mempelajari semua fitur yang mereka tawarkan dan mengetahui mana yang Anda butuhkan. Membandingkan mesin fotokopi akan membantu Anda menentukan merek dan model mana yang tepat untuk Anda. Mungkin membantu mempersempitnya menjadi sekitar tiga merek dan kemudian menentukan mana yang dapat memberi Anda tawaran terbaik. Berikut adalah pemain utama di pasar MFP yang mungkin ingin Anda pertimbangkan.
Brother - Terkenal dengan printer kain khusus dan mesin jahit industri, perusahaan Brother juga memproduksi dan menjual mesin fotokopi laser multifungsi untuk digunakan di rumah, UKM dan bisnis besar. Brother Brother MFP kecil mulai dari sekitar $ 130 dan biasanya mencetak 12 ppm, sedangkan All-in-one Brother MFC-J6945DW INKvestment Tank, yang kami rekomendasikan untuk UKM, dijual dengan harga sekitar $ 350 dengan kecepatan cetak hingga 22 ppm. Baca ulasan lengkap kami tentang printer ini di business.com. Brother-USA.com
Canon - mesin fotokopi desktop kecil Canon sangat populer karena desainnya yang menarik, pemindai berkualitas dan harga masuk yang rendah. Mesin meja layak bisnis Canon mulai dari sekitar $ 200, sementara mesin fotokopi kantor mulai dari sekitar $ 750 hingga lebih dari $ 5.000, tergantung pada konfigurasi dan fitur. Printer produksinya sangat populer di kalangan bisnis yang membutuhkan percetakan kelas atas, dan perusahaan ini terkenal karena menawarkan beberapa penyewaan dan paket servis terbaik di pasaran. USA. Canon.com
Epson - Epson membuat printer foto dan printer kain mutakhir serta mesin fotokopi multifungsi yang siap untuk bisnis. Kualitas berjalan di seluruh jajaran Epson, mulai dari seri mesin home office yang ringkas hingga printer format lebar komersial dan grafis. Epson juga membuat printer khusus untuk mencetak signage dan reproduksi seni serta label perawatan kesehatan, tanda terima dot matrix dan banyak lagi. Printer EcoTank-nya adalah pilihan yang sangat baik untuk usaha mikro untuk meminimalkan biaya tinta. Printer bebas-kartrid mencakup tinta hingga dua tahun di dalam kotak dan bejana olahraga isi ulang yang dapat diisi dengan botol tinta yang tidak mahal. Epson.com
HP - Mesin fotokopi multifungsi yang terjangkau oleh HP sangat populer karena mereka datang dalam berbagai konfigurasi dan menggunakan salah satu antarmuka layar sentuh terbaik dari merek printer mana pun di pasaran. Printer rumahan all-in-one HP mulai dari sekitar $ 40 dan mencetak 7, 5 hingga 10 ppm tergantung pada model. Printer SMB-nya berkisar dari $ 120 hingga $ 1.000 dan dapat mencetak 20 hingga 50 ppm. HP juga menawarkan printer perusahaan dengan harga sekitar $ 2.000 hingga $ 6.750 dan dapat mencetak 30 hingga 75 halaman per menit. Printer all-in-one HP dapat mencetak, menyalin, memindai, dan mengirim faks dokumen. HP juga memiliki divisi mesin fotokopi Samsung, yang dalam beberapa tahun terakhir dikenal dengan mesin-mesin yang dirancang dengan indah dengan kemampuan pemindaian dan pencetakan yang cepat. Mesin HP paling cocok untuk kebutuhan SMB standar, bukan untuk pencetakan volume tinggi atau produksi. Baca ulasan kami di business.com. Store. HP.com
Konica Minolta - Konica Minolta menawarkan beragam mesin fotokopi, termasuk sistem kantor multifungsi dan printer produksi besar, yang dikenal karena kemampuannya menangani volume cetak yang tinggi. Model profesional kelas atasnya mampu menghasilkan hingga 105 ppm dalam cetakan monokrom, sementara sebagian besar model kelas menengah menawarkan 30 hingga 60 ppm. Lini terbaru perusahaan, Bizhub i-Series, dibangun untuk meningkatkan produktivitas dan aksesibilitas kantor dengan konektivitas nirkabel, kontrol suara, dan fitur keamanan. Seri-i menggunakan toner Polimerisasi Simitri HD Konica Minolta untuk menjamin pencetakan berkualitas tinggi dan mengurangi dampak printer terhadap lingkungan. Baca ulasan lengkap kami tentang Konica Minolta Bizhub i-Series di business.com. KonicaMinolta.com
Kyocera - Seperti beberapa perusahaan mesin fotokopi lainnya dalam daftar ini, Kyocera menawarkan solusi alur kerja dokumen yang komprehensif, dengan layanan khusus untuk pendidikan, pemerintah, kesehatan, hukum, manufaktur, dan organisasi perusahaan. Mesin fotokopi multifungsi yang berfokus pada bisnis Kyocera dikenal karena daya tahan dan kemampuannya menangani pekerjaan dengan volume tinggi. Mesin-mesin dirancang agar dapat diakses dan mudah digunakan. Dengan fitur-fitur seperti panel kontrol layar sentuh, aksesibilitas seluler dan tanda timbul (tombol yang dapat Anda kenali dengan sentuhan), printer ini dibuat dengan mempertimbangkan pengguna. Americas. Kyocera.com
Lexmark - Lexmark membuat mesin fotokopi multifungsi dan menawarkan layanan terkelola khusus industri, serta fitur unik seperti pencocokan warna Pantone, yang ideal untuk konsistensi merek. Perusahaan Lexmark dan printer SMB adalah produk unggulannya. Ini memiliki mesin untuk tim dari semua ukuran, dengan fitur untuk memenuhi kebutuhan mereka. Printer workgroup kecil memiliki prosesor dual-core dan memori 2, 5GB untuk produksi yang lebih cepat dan lebih efisien. Mesin Lexmark hadir standar dengan konektivitas Wi-Fi, fitur keamanan, dan antarmuka layar sentuh yang sangat baik, yang menjadikannya populer di kalangan setiap pengguna. Lexmark.com
Ricoh - Ricoh adalah produsen mesin fotokopi terbesar di dunia. Itu membuat dan menjual mesin fotokopi dan printer sendiri di bawah nama Ricoh dan memiliki dan mengoperasikan beberapa perusahaan mesin fotokopi terkenal lainnya, termasuk Savin, Hitachi, Lanier dan InfoPrint Solutions Company (sebelumnya Divisi Sistem Pencetakan IBM), tetapi kualitasnya sangat bervariasi oleh nama merek. Printer kantor Ricoh sendiri terkenal dengan kualitas, fleksibilitas, kapasitas, kecepatan, grafik, dan solusi alur kerja dokumen yang komprehensif serta layanan cetak terkelola. Ricoh lebih cocok untuk UKM yang sudah mapan daripada usaha mikro atau kantor rumahan. Baca ulasan Ricoh IM C4500 kami di business.com. Ricoh-USA.com
Sharp - Dikenal karena televisi dan monitor, Sharp juga berkecimpung dalam bisnis percetakan. Ini terutama menjual printer kantor dan produksi daripada mesin kantor rumah atau penggunaan pribadi. Mesin fotokopi yang tajam meningkatkan efisiensi alur kerja melalui panel layar sentuh 10, 1 inci yang memungkinkan pengguna untuk mengedit dokumen dan mengatur ulang file dengan seret jari. Keandalan mesin fotokopi, antarmuka yang ramah pengguna, dan fungsionalitas yang tajam menjadikannya pilihan tepat bagi pemilik usaha kecil yang mungkin tidak memiliki tim TI in-house. Sharp-world.com
Xerox - Printer multifungsi Xerox andal dan menawarkan fitur untuk memenuhi kebutuhan SMB. Mereka memiliki antarmuka yang mudah digunakan, aksesibilitas seluler, dan fitur ramah lingkungan, seperti mode hemat energi. MFP-nya memiliki kualitas warna yang sangat baik karena Teknologi Koreksi Warna Xerox. Bisnis akan menemukannya mudah digunakan dan menghargai layanan pelanggan yang sangat baik yang ditawarkan Xerox untuk semua pertanyaan produk. Xerox WorkCentre 6515, direkomendasikan untuk bisnis kecil atau rumahan, ringkas dan murah. Baca ulasan lengkap kami tentang mesin fotokopi ini di business.com. Office. Xerox.com
